Asociaciją galima steigti elektroniniu būdu arba steigimo dokumentus tvirtinti notaro biure. Jei asociacijai tinka standartiniai steigimo dokumentai ir paprasta valdymo struktūra, elektroninis steigimas yra paprastesnis ir pigesnis pasirinkimas.
Asociacijos steigimas notaro biure aktualus tada, kai standartinių dokumentų nepakanka ir įstatus reikia pritaikyti konkrečios asociacijos veiklai, jos nariams ar valdymo struktūrai.
Kada verta asociaciją steigti notaro biure?
Asociacijos steigiamos labai skirtingiems tikslams. Jos gali vienyti profesijos, verslo srities, sporto šakos, bendruomenės ar kitų bendrų interesų turinčius asmenis. Todėl ne kiekvienai asociacijai tinka vienoda struktūra ir standartinės įstatų nuostatos.
Steigiant asociaciją notaro biure galima parengti individualius įstatus ir juose tiksliau aprašyti, kaip asociacija veiks.
Individualūs asociacijos tikslai ir veikla
Asociacijos įstatuose galima konkrečiai nurodyti, kokiu tikslu asociacija steigiama, kokie jos uždaviniai, kokią veiklą ji vykdys ir kokiems interesams atstovaus.
Tai leidžia išvengti bendrų formuluočių ir įstatuose aprašyti būtent tos organizacijos veiklos modelį. Asociacijų įstatymas numato, kad asociacijos veiklos tikslai turi būti apibūdinti aiškiai ir išsamiai, nurodant veiklos sritis bei rūšis.
Narystės reikalavimai
Individualiuose įstatuose galima nustatyti, kas gali tapti asociacijos nariu, kokius reikalavimus būsimas narys turi atitikti, kokias teises ir pareigas turi asociacijos nariai.
Taip pat galima aprašyti narių priėmimo, išstojimo ir pašalinimo iš asociacijos tvarką bei sąlygas. Tai ypač svarbu asociacijoms, kurios vienija konkrečios profesijos, veiklos srities ar tam tikrus kriterijus atitinkančius narius.
Individuali asociacijos valdymo struktūra
Steigiant asociaciją notaro biure galima parengti įstatus, kuriuose asociacijos valdymo struktūra pritaikoma jos veiklai.
Pavyzdžiui, galima numatyti valdybą, nustatyti jos funkcijas ir kompetenciją. Įstatuose taip pat galima nustatyti kitokią valdymo organų rinkimo tvarką. Asociacijų įstatymas leidžia įstatuose numatyti, kad valdymo organų narius rinktų ne tik visuotinis narių susirinkimas.
Tokia struktūra gali būti patogi didesnėms asociacijoms, kuriose visų narių susirinkimą organizuoti kiekvienam valdymo klausimui būtų sudėtinga.
Garbės taryba, komisijos ir kiti organai
Asociacijos struktūra neprivalo apsiriboti tik vadovu, valdyba ir visuotiniu narių susirinkimu.
Individualiuose įstatuose galima numatyti asociacijai reikalingus papildomus organus, pavyzdžiui, Garbės tarybą, Etikos komisiją, Gerovės komisiją ar kitą organą. Galima nustatyti, kas gali būti jo nariais, kaip jie renkami ar skiriami ir kokias funkcijas atlieka.
Tokie organai gali neturėti asociacijos valdymo teisių, tačiau atlikti svarbias vidaus funkcijas.
Kaip vyksta asociacijos steigimas notaro biure?
Asociacijos steigimas prasideda ne nuo vizito pas notarą. Pirmiausia steigėjai turi pasirengti asociacijos steigimui ir priimti steigimui reikalingus sprendimus.
1. Parengiamas asociacijos įstatų projektas
Pirmiausia aptariama būsimos asociacijos veikla, jos tikslai, nariai, valdymo struktūra ir kitos steigėjams svarbios sąlygos. Pagal šią informaciją parengiamas asociacijos įstatų projektas.
Įstatų projektas pateikiamas steigėjams, kad jie galėtų su juo susipažinti prieš steigiamąjį susirinkimą.
2. Vyksta steigiamasis susirinkimas
Asociacijų įstatymas numato, kad steigėjai turi sušaukti steigiamąjį susirinkimą. Jame priimami asociacijos įstatai ir sudaromas bent vienas asociacijos valdymo organas.
Jeigu steigiamasis susirinkimas įstatų projektą patvirtina be papildymų ir pakeitimų, vadovaujamasi susirinkime patvirtinta įstatų redakcija.
Jeigu susirinkimo metu steigėjai nusprendžia įstatus papildyti ar pakeisti, jų tekstas pakoreguojamas pagal priimtus sprendimus. Pakeitimai turi atitikti Asociacijų įstatymo ir kitų teisės aktų reikalavimus.
3. Parengiamas steigiamojo susirinkimo protokolas
Steigiamojo susirinkimo sprendimai įforminami protokolu. Jame fiksuojami priimti sprendimai dėl įstatų, asociacijos valdymo organų ir kiti steigimui reikalingi sprendimai.
Jeigu asociaciją steigia, pavyzdžiui, trys steigėjai ir visi klausimai iš anksto suderinti, procesas paprastesnis: parengiamas įstatų projektas, įvyksta steigiamasis susirinkimas, surašomas protokolas ir pasirašomi steigimo dokumentai.
Kai steigėjų yra daug, steigiamasis susirinkimas tampa atskiru svarbiu steigimo etapu. Reikia tinkamai organizuoti balsavimą, užfiksuoti priimtus sprendimus ir užtikrinti, kad notarui teikiami dokumentai atitiktų steigiamojo susirinkimo priimtus sprendimus.
4. Dokumentai teikiami notarui
Po steigiamojo susirinkimo įstatai ir kiti asociacijos steigimo dokumentai pasirašomi teisės aktų nustatyta tvarka ir teikiami notarui.
Notaras patikrina steigimo dokumentų atitiktį teisės aktų reikalavimams. Atlikus notarinius veiksmus, asociacija registruojama Juridinių asmenų registre.
Elektroninis steigimas ar steigimas notaro biure?
Jeigu asociacijai pakanka standartinių steigimo dokumentų ir nėra poreikio individualiai reguliuoti jos veiklos bei valdymo, asociaciją galima steigti elektroniniu būdu.
Notarinį steigimą verta rinktis tada, kai reikia tiksliau aprašyti narystę, valdymo struktūrą, papildomus organus, jų funkcijas ar kitas konkrečiai asociacijai svarbias sąlygas.
Pagrindinis notarinio steigimo privalumas – galimybė asociacijos įstatus ir kitus steigimo dokumentus pritaikyti realiems būsimos organizacijos poreikiams, o ne jos veiklą taikyti prie standartinio dokumentų modelio.